Cara Verifikasi Kerusakan Barang Saat Pengiriman
- Beritahu pihak jasa pengiriman barang tentang kondisi kerusakan yang dialami barang.
- Mintalah laporan dan dokumentasi detil mengenai kejadian kerusakan barang. Pihak pengiriman harus dapat menyertakan bukti-bukti yang kuat seperti foto, laporan dan informasi lain sebagai bahan verifikasi.
- Jika sudah memiliki laporan dan dokumentasi, Anda dapat meminta inspeksi kepada pihak pengiriman mengenai kejadian kerusakan barang yang dialami. Inspeksi ini penting dilakukan agar tak ada keraguan saat menentukan tingkat kerusakan serta menentukan alasan underlying penyebab kerusakan tersebut.
- Mempersiapkan peralatan pendukung verifikasi seperti alat ukur dan rileksi digital untuk mencari bukti kerusakan barang.
- Lakukan pemeriksaan teknikal jika sudah memiliki laporan dan foto dokumentasi yang diminta dari jasa pengiriman barang.
- Simpan bukti dan informasi kerusakan barang yang Anda miliki sebagai bahan pertanggungjawaban pihak pengiriman.
- Berikan rekomendasi kepada pihak pengiriman terkait kesepakatan ganti rugi yang disepakati untuk menyelesaikan masalah kerusakan tersebut.
Bagaimana Cara Membuat Laporan dan Klaim Kerusakan Barang
Untuk melaporkan dan mengajukan klaim kerusakan barang ke jasa pengiriman barang, Anda dapati melakukan langkah-langkah ini:
- Majukan Formulir Pengajuan Laporan dan Klaim Kerusakan Barang. Hubungi jasa pengiriman barang yang bisa menerima laporan dan klaim kerusakan barang Anda. Anda mungkin juga bisa menemukan formulir aplikasi ini secara online.
- Laporkan Detail Kerusakan. Saat mengisi formulir pengajuan laporan dan klaim kerusakan barang, berikan semua informasi yang Anda miliki tentang kerusakan barang. Termasuk penggalan visual jika Anda memiliki gambarnya.
- Lampirkan Bukti Pengiriman. Anda juga harus melampirkan bukti pengiriman seperti resi atau pengiriman elektronik yang memuat keterangan produk.
- Ungkapkan Keinginan Anda. Saat melengkapi formulir pengajuan laporan dan klaim kerusakan barang, beritahu jasa pengiriman barang jenis aksi yang Anda ingin diambil. Misalnya, meminta penggantian barang atau pengembalian uang untuk kerusakan barang.
- Kirim Informasi Anda. Setelah Anda menyelesaikan formulir atau melampirkan dokumen pendukung pada permintaan jasa pengiriman barang, kirim laporan dan klaim kerusakan barang Anda. Pastikan Anda mengambil salinan dan menyimpannya untuk referensi.
Setelah mengirimkan informasi Anda, jasa pengiriman barang akan memverifikasi dokumen Anda atau meminta tambahan informasi. Jika pengajuan Anda diterima oleh jasa pengiriman barang, maka jasa pengiriman barang akan meneruskan informasi Anda kepada pembuat asuransi. Jika pengajuan Anda diterima oleh pembuat asuransi, mereka akan menangani laporan kerusakan barang Anda.
Bagaimana Cara Menyampaikan Masalah Klaim ke Vendor Pengiriman
- Pastikan untuk melaporkan klaim tanpa tertunda. Secepatnya setelah Anda menerima kekurangan, kerusakan, atau klaim lainnya, Anda harus segera meninjau keadaan barang tersebut dan melaporkan klaim kepada vendor pengiriman yang bersangkutan.
- Sediakan detail sebanyak mungkin. Ketika melaporkan klaim, ada baiknya untuk menyertakan semua detail yang berlaku dan tangani masalah dengan cepat. Anda juga harus meminta identifikasi dan kontak dari penanggung jawab pengiriman khusus yang berkaitan dengan klaim Anda sehingga Anda dapat mengikuti perkembangannya.
- Mengeksplorasi cara pertama galangan. Jika ada situasi yang kurang jelas atau Anda khawatir bahwa klaim Anda mungkin tidak diterima oleh vendor, carilah cara lain yang dapat Anda ambil untuk memperingatkan dan membuat pihak terkait memahami situasi Anda.
- Tempatkan panggilan langsung. Jika Anda merasa bahwa ada kekosongan di komunikasi Anda dengan vendor, tanyakanlah nomor telepon mereka dan panggil untuk menyampaikan informasi tersebut. Ini akan memungkinkan Anda untuk menjelaskan situasi Anda secara langsung dan memastikan bahwa suara Anda terdengar.
- Jangan biarkan anggota tim Anda bertanggung jawab secara independen. Terkadang anggota tim Anda juga dapat bangkrut dalam berkomunikasi dengan vendor, tetapi jangan biarkan mereka bertanggung jawab secara independen – jaga agar tidak terlalu banyak suara mengacaukan proses.
- Jaga dokumentasi yang telah Anda buat. Dengan membuat dokumentasi selama proses, Anda dapat menyelesaikan tiket atau masalah Anda dengan cepat. Hal ini juga dapat membantu Anda dalam penutupan klaim dan memastikan bahwa Anda memiliki catatan yang baik untuk referensi di masa mendatang.
Cara Memastikan Perbaikan atas Klaim Kerusakan Barang
- Membuat laporan kerusakan barang ke jasa pengiriman barang. Laporan tersebut harus mencakup jenis kerusakan, tanggal laporan, deskripsi barang, dan informasi lainnya yang diperlukan oleh jasa pengiriman barang.
- Pastikan untuk mengirimkan laporan yang tepat. Jika ada informasi salah atau bias yang di dalamnya, maka pengiriman barang bisa menolak untuk mengganti kerusakan barang.
- Setelah laporan diterima oleh jasa pengiriman barang, mereka akan memproses dan melakukan pemeriksaan kerusakan barang yang dilaporkan untuk mengkonfirmasi jenis kerusakan.
- Setelah itu, jika kerusakan telah dikonfirmasi, mereka akan mengganti barang yang rusak dengan barang baru dari pengirim.
- Pastikan untuk mengikuti prosedur pengiriman barang dan mempertahankan dokumen/informasi yang diperlukan oleh jasa pengiriman barang. Hal ini dapat membantu agar pengiriman barang mengganti kerusakan barang dalam jangka waktu yang disebutkan.
Pantau Perkembangan Progres Aduan Klaim Barang
- Hubungi jasa pengiriman barang dan laporan klaim terkait kerusakan barang yang dikirim melalui jasa pengiriman tersebut.
- Harap pastikan bahwa Anda punya dokumen pendukung berupa bukti pengiriman atau lainnya untuk membantu proses pengajuan klaim.
- Periksa dan konfirmasikan kapan proses klaim akan dimulai dan seberapa lama klaim Anda akan diproses.
- Setelah proses pengajuan klaim selesai, dapatkan nomor klaim pengiriman barang guna memantau progres klaim Anda pada sistem pelacakan jasa pengiriman barang.
- Cek respon dan animo jasa pengiriman barang dengan mengikuti update terbaru berkaitan progres klaim Anda yang Anda dapatkan dari nomor klaim pengiriman barang.
- Pantau hingga selesainya klaim Anda, guna memastikan keselamatan barang yang sudah dikirim melalui jasa pengirimannya.
Cara Mempercepat Proses Penyelesaian dan Pemulihan Klaim
- Pastikan anda telah mempunyai seluruh bukti dan dokumentasi yang diperlukan untuk mengajukan klaim kerusakan barang. Dokumen-dokumen ini bisa berupa bukti pengiriman, foto yang mendokumentasikan kerusakan, bukti pembelian atau layanan apapun dari pihak yang melakukan pengiriman. Pastikan juga, bahwa Anda telah melengkapi seluruh formulir aplikasi yang diperlukan dan melampirkannya bersama dokumen yang dipersempit.
- Hubungi perusahaan pengiriman atau departemen layanan pelanggan mereka untuk menyampaikan sengketa Anda. Segera beri tahu detail lengkap mengenai keluhan Anda dan dokumen yang telah Anda lampirkan. Mintalah waktu yang diperlukan untuk mengikuti tata cara prosedur aplikasi pengajuan klaim dan catat semua informasi yang relevan dari percakapan Anda.
- Berikan semua informasi dalam bentuk yang dapat diterima oleh pengirim barang. Periksa apakah semua informasi yang dibutuhkan telah Anda berikan, bahkan informasi sepele sekalipun, seperti alamat pengiriman atau doi dari barang yang dikirimkan. Ketika Anda telah memastikan bahwa pengirim telah menerima informasi yang dibutuhkan, tunggulah sejenak untuk melihat apa yang dilakukan oleh pengirim barang.
- Jika tidak ada perkembangan dalam beberapa hari, hubungi departemen layanan pelanggan pengirim lagi untuk mengecek status klaim Anda. Anda juga bisa menggunakan jejaring sosial untuk mengungkapkan sengketa Anda dan mengajukan permintaan untuk menyelesaikan sengketa sesegera mungkin.
- Selalu simpan bukti-bukti dan dokumentasi yang telah Anda lampirkan. Hal ini akan sangat membantu jika Anda perlu memeriksa seberapa cepat klaim Anda ditangani atau jika Anda ingin mengajukan komplain. Buat catatan tentang semua percakapan yang Anda miliki dengan karyawan perusahaan pengiriman baik melalui telepon ataupun sambungan elektronik lainnya.
- Jika Anda tidak merasa cukup puas dengan penyelesaian yang diberikan oleh pihak pengirim barang, Anda bisa mengajukan banding kepada pejabat pengadilan setempat. Setelah Anda menyerahkan surat banding, monitor statusnya. Jika diperlukan, Anda bisa meminta lembar informasi yang diperlukan agar banding Anda bisa diproses secepat mungkin.
Isu-isu Hukum Menyangkut Klaim Kerusakan Barang
- Penentuan Tanggung Jawab Pemilik Barang – Dalam kasus ini, adalah penting bagi pemilik barang untuk menentukan siapa yang bertanggung jawab untuk biaya kerusakan barang. Pemilik barang harus memastikan bahwa kerusakan tersebut benar-benar diakibatkan oleh jasa pengiriman barang, bukannya kesalahan pemilik barang sendiri. Dalam kasus ini, pemilik barang harus memberikan bukti yang ketat bahwa kerusakan tersebut benar-benar disebabkan oleh kesalahan dari jasa pengiriman barang.
- Cek Resiko dari Jasa Pengiriman Barang – Jasa pengiriman barang harus melakukan cek resiko yang ketat pada barang sebelum mengirimnya. Hal ini untuk memastikan bahwa barang yang dikirim tidak terkena kerusakan. Jika seandainya barang terkena kerusakan, jasa pengiriman barang harus bertanggung jawab untuk mengganti biaya kerusakan tersebut. Oleh karena itu, pemilik barang juga harus mendokumentasikan dengan sangat ketat semua proses awal mulai dari pengepackan hingga proses pengiriman barang.
- Perjanjian Pemenuhan Sifat-sifat Pengiriman Barang – Pemilik barang harus memastikan bahwa perjanjian antara dirinya dengan jasa pengiriman barang telah jelas dengan menentukan sifat-sifat pengiriman barang yang akan dilakukan. Hal ini penting untuk menjamin bahwa jasa pengiriman barang memenuhi semua sifat-sifat yang telah ditentukan sebelum memulai proses pengiriman barang.
- Penafsiran Hukum Berdasarkan Peraturan-peraturan di Negara Tujuan – Pemilik barang harus memastikan bahwa mereka mengerti segala peraturan hukum dan aturan yang berlaku di negara tujuan. Hal ini penting untuk memastikan bahwa jika setiap kejadian tidak terduga seperti kerugian dan kerusakan barang, pemilik barang akan dapat mengakses semua pengadilan dan mekanisme penggugat yang tepat untuk melaksanakan klaim.
Bagaimana Klien dapat Mengetahui Keadilan atas Klaim Kerusakan Barang
- Klien perlu membuat laporan tepat waktu dan detil tentang klaim kerusakan barang. Pastikan untuk mencantumkan nama Anda, nomor order, jenis barang yang rusak, lokasi barang yang rusak dan jenis kerusakan secara detail.
- Jasa pengiriman barang akan mereview laporan Anda dan akan membuat judul sementara klaim kerusakan barang tersebut.
- Jika tidak ada laporan yang tepat waktu, jasa pengiriman barang kemungkinan akan membatalkan klaim kerusakan barang.
- Setelah menerima laporan dari Anda, jasa pengirim mungkin perlu melakukan tindakan tambahan seperti melakukan survey, mendokumentasikan kerusakan, mengumpulkan laporan yang terkait, dan mengevaluasi informasi yang diberikan.
- Anda perlu berkomunikasi dengan jasa pengiriman barang secara reguler untuk memastikan Anda mendapat puncak dari biaya yang tersedia.
- Jika Anda tidak puas dengan puncak yang ditawarkan, Anda dapat mengajukan keluhan lebih lanjut dengan jasa pengiriman barang.
- Pada akhirnya, jika Anda fragmentasi tidak puas dengan penyelesaian yang ditawarkan oleh jasa pengiriman barang, Anda dapat menyampaikan keluhan Anda kepada badan-badan industri yang lebih besar seperti ICC dan Ombudsman. Mereka dapat membantu Anda mendapatkan keadilan atas klaim kerusakan Anda.